Verwerkersovereenkomst

Deze verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG) geldt tussen jou als ondernemer ("verwerkingsverantwoordelijke") en AIDG, handelend onder BookingBrain ("verwerker"), KvK 94044627. Zij maakt automatisch onderdeel uit van de algemene voorwaarden zodra je de dienst gebruikt. Je hoeft dus niets apart te tekenen — wil je toch een ondertekend exemplaar, mail dan privacy@bookingbrain.nl.

1. Onderwerp en rolverdeling

Jij bepaalt welke persoonsgegevens van jouw klanten worden verwerkt en waarvoor. Wij verwerken die uitsluitend in jouw opdracht, om de dienst te leveren: afspraken plannen, klantgegevens beheren, berichten versturen, betalingen afhandelen en de door jou ingeschakelde AI-functies uitvoeren. Wij gebruiken jouw klantgegevens nooit voor eigen doeleinden en verkopen ze niet.

2. Soorten gegevens en betrokkenen

• Betrokkenen: klanten van jouw bedrijf en jouw medewerkers.
• Gegevens: naam, contactgegevens, adres, afspraken, betaal- en factuurgegevens, notities die jij vastlegt, en gegevens die klanten zelf delen.
• Bijzondere persoonsgegevens (gezondheid): antwoorden op gezondheidsvragen in intakeformulieren (allergieën, contra-indicaties, medicijnen, zwangerschap …) en notities en opmerkingen die gezondheidsinformatie kunnen bevatten. BookingBrain vraagt daarvoor de uitdrukkelijke toestemming van de klant (art. 9 lid 2 sub a AVG), legt die met tijdstip en tekstversie vast en slaat antwoorden op gezondheidsvragen zonder die toestemming niet op. Leg jij zelf toestemming vast (bijvoorbeeld van een papieren formulier), dan bewaar jij het bewijs. Jij blijft verantwoordelijk voor de grondslag van notities die jouw team schrijft.

3. Instructies

Wij verwerken uitsluitend volgens jouw instructies en deze overeenkomst, tenzij een wettelijke verplichting ons iets anders opdraagt — dan melden we dat vooraf, tenzij de wet dat verbiedt. Vinden wij dat een instructie in strijd is met de AVG, dan laten we je dat weten.

4. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• Versleutelde verbindingen (TLS) naar de app en alle koppelingen.
• Gevoelige koppelingsgegevens (zoals mailwachtwoorden) versleuteld opgeslagen (AES-256-GCM).
• Gezondheidsinformatie (intake-antwoorden, klantnotities, opmerkingen en notities bij afspraken) en AI-gesprekken per veld versleuteld opgeslagen (AES-256-GCM); de sleutel staat los van de database en de back-ups.
• AI draait standaard in de EU, bij een Europese AI-aanbieder (datacenters in Frankrijk), die je invoer niet bewaart (zero data retention) en er niet op traint; ook de reserve bij een storing draait in de EU. Een paar functies gebruiken alleen een AI-dienst buiten de EU als de eigenaar dat zelf aanzet; dat is in de code afgedwongen.
• Gezondheidsvragen alleen na uitdrukkelijke toestemming van de klant; toestemming en intrekking worden met tijdstip en tekstversie vastgelegd. AI krijgt geen gezondheidsinformatie.
• Medewerkers zien gezondheidsinformatie alleen van klanten die zij zelf behandelen; eigenaar en managers van alle klanten. Koppelingen met een AI-chat krijgen die informatie nooit.
• Geen gezondheidsinformatie in logbestanden, e-mails of meldingen.
• Wachtwoorden alleen als onomkeerbare hash; wij kunnen ze nooit inzien.
• Strikte scheiding per bedrijf: elke opvraging is gekoppeld aan jouw bedrijf.
• Auditlog van belangrijke handelingen, inclusief wie wat wanneer deed.
• Dagelijkse back-ups en een herstelprocedure.
• Rollen en rechten per teamlid; automatische blokkade na herhaald mislukt inloggen.

5. Subverwerkers

Je geeft ons algemene toestemming om de subverwerkers hieronder in te schakelen. Met elk van hen sluiten wij een verwerkersovereenkomst met minstens dezelfde verplichtingen. In de laatste kolom staat of een dienst standaard wordt gebruikt, of alleen als jij daar zelf voor kiest.

Europese AI-aanbieders staan hierboven als categorie (rol, land en zero data retention). De actuele lijst van subverwerkers, met namen, sturen we je op verzoek: mail naar privacy@bookingbrain.nl. Wijzigingen in subverwerkers melden we vooraf (artikel 28 AVG).

Vervangen we een subverwerker op een manier die jou raakt, dan melden we dat vooraf; ben je het er niet mee eens, dan kun je de overeenkomst kosteloos beëindigen en je gegevens exporteren.

6. Doorgifte buiten de EU

• Opslag: al jouw bedrijfs- en klantgegevens staan binnen de EU.
• AI: standaard draait alle AI binnen de EU, bij een Europese AI-aanbieder (datacenters in Frankrijk). Een paar AI-functies (zie artikel 7) gebruiken alleen een model buiten de EU als jij als eigenaar in Instellingen “AI buiten de EU toestaan” aanzet. Dat aanzetten is jouw instructie aan ons als verwerker; je kunt hem op elk moment weer intrekken door het uit te zetten. Had je op 2 oktober 2026 AI in je abonnement, dan gebruikte je deze functies al: voor jou staat de keuze dan aan, en je krijgt eenmalig de vraag of je het zo laat of uitzet.
• Gezondheidsinformatie verlaat de EU nooit, ook niet als je AI buiten de EU toestaat.
• Overig: e-mailverzending en webzoeken voor de AI kunnen buiten de EU plaatsvinden (zie de tabel in artikel 5). Bij webzoeken gaat alleen de zoekterm erheen, zonder cookies en zonder opslag.

Waar doorgifte buiten de EU plaatsvindt, gebeurt dat op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of het EU-VS-kader.

7. AI-verwerking

• Standaard in de EU. De assistent, teksten, klantvragen, automatiseringen, analyses, diep nadenken (Denker) en het lezen van foto's draaien standaard bij een Europese AI-aanbieder (datacenters in Frankrijk). Die bewaart je invoer niet (zero data retention staat aan) en traint er niet op. Bij een storing neemt een tweede Europese AI-aanbieder (Frankrijk) het over (zie de tabel in artikel 5), ook zonder opslag en zonder training.
• Buiten de EU alleen met jouw keuze. Zet je “AI buiten de EU toestaan” aan, dan mogen deze functies een model buiten de EU gebruiken voor betere kwaliteit:
  • Foto’s lezen (bonnen, screenshots, foto bij een offerteaanvraag) — wat erheen gaat: de foto en de opdracht erbij; bij een offerteaanvraag ook het bericht van de klant (VS). Als het uit staat: De standaard AI-dienst leest de foto. Werkt gewoon, bij lastige foto’s iets minder nauwkeurig.
  • Afbeeldingen maken en bewerken — wat erheen gaat: jouw omschrijving en eventueel je eigen foto’s (VS). Als het uit staat: Niet beschikbaar: er is nog geen AI-model in de EU van vergelijkbare kwaliteit.
  • Reclamevideo’s — wat erheen gaat: jouw omschrijving en eventueel je eigen foto’s (VS). Als het uit staat: Niet beschikbaar: er is nog geen AI-model in de EU van vergelijkbare kwaliteit.
  • Muziek — wat erheen gaat: jouw stijlomschrijving en eventueel je eigen songtekst (VS). Als het uit staat: Niet beschikbaar: er is nog geen AI-model in de EU van vergelijkbare kwaliteit.
  Staat het uit, dan weigert BookingBrain die route technisch; het is geen belofte op papier maar een controle in de code.
• AI-chat met de AI-collega. Gebruik jij de AI-chat, dan kies je daar zelf per gesprek een model, ook modellen buiten de EU. De AI-collega krijgt daar de agenda- en klantgegevens die hij voor je opzoekt; notities, opmerkingen en intake-antwoorden worden altijd afgeschermd.
• Geen gezondheidsinformatie. Intake-antwoorden en notities gaan niet naar AI. Verandert dat ooit, dan alleen nadat de klant daar eerst apart uitdrukkelijk toestemming voor gaf, en uitsluitend via een AI-dienst in de EU die de invoer niet bewaart en er niet op traint; ook dat is technisch afgedwongen.
• Geen training, zo min mogelijk gegevens. De AI-diensten die we gebruiken trainen niet op jouw gegevens. De Europese AI-aanbieders bewaren je invoer bovendien niet (zero data retention); diensten buiten de EU gebruiken we alleen als jij dat aanzet. We sturen per handeling alleen mee wat nodig is.
• De AI beslist niets zelf. AI-voorstellen worden pas uitgevoerd na jouw akkoord of nadat jij een automatisering bewust op autopilot hebt gezet; alles wordt geregistreerd in een auditlog.

8. Geheimhouding

Iedereen die bij ons toegang heeft tot jouw gegevens is tot geheimhouding verplicht. Toegang is beperkt tot wie het nodig heeft voor ondersteuning of onderhoud.

9. Bijstand en rechten van betrokkenen

Krijg jij een verzoek van een klant (inzage, correctie, verwijdering, dataportabiliteit), dan helpen wij je dat uit te voeren. In de app kun je zelf exporteren, corrigeren en verwijderen. Komt een verzoek bij ons binnen, dan sturen we het door naar jou.

10. Datalekken

Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens informeren we je binnen 24 uur na ontdekking, met de aard van de inbreuk, de vermoedelijke gevolgen en de maatregelen die wij nemen. Jij beslist over melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen.

11. Audits

Op verzoek geven we je de informatie die nodig is om aan te tonen dat we ons aan deze overeenkomst houden. Wil je een audit door een onafhankelijke deskundige, dan werken we daaraan mee; de kosten daarvan zijn voor jou, tenzij uit de audit blijkt dat wij tekortschieten.

12. Bewaren en teruggeven

• Afspraken, facturen en betalingen: 7 jaar.
• Klantgegevens (naam, contact, historie): zolang je account loopt.
• Gezondheidsinformatie van klanten (antwoorden op gezondheidsvragen in de intake): maximaal 2 jaar, en alleen zolang de klant toestemming geeft.
• AI-gesprekken en voorstellen: 12 maanden.
• Inhoud die naar een AI-dienst gaat: niet voor training; nooit gezondheidsinformatie.
• Technische logs: 30 dagen.
• Back-ups: 14 dagen.
• Je account na opzegging: 30 dagen.

Na afloop van de overeenkomst kun je 30 dagen lang alles exporteren; daarna verwijderen we jouw gegevens, behalve wat we wettelijk moeten bewaren.

13. Aansprakelijkheid en toepasselijk recht

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. De aansprakelijkheidsregels uit de algemene voorwaarden gelden ook hier, met dien verstande dat dwingend recht (waaronder de AVG) altijd voorgaat.